Autodisciplina y productividad dos caras de la misma moneda.

Caos o Gestión del Tiempo. 

Si existe algo que debemos apreciar en nuestro trabajo es el tiempo. Apreciarlo, por su importancia y porque su incorrecta gestión, puede influir negativamente en la toma de decisiones, en el trabajo realizado, en abordar nuevos asuntos y en definitiva, en la marcha global de la empresa.

El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario (¿Quién no ha ido en alguna ocasión al dentista?).

Es, en apariencia, una variable que no podemos modificar. No podemos, alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemos gestionarlo y controlarlo.

Seguro que cualquiera de nosotros conoce a personas excesivamente atareadas, cargadas de trabajo que exclaman una y otra vez “no tengo tiempo”, “me faltan horas” y expresiones parecidas.

¿Es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a él? Esa es la cuestión que cualquier emprendedor debería plantearse.

Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la mayoría suelen coincidir en destacar que la incorrecta gestión del tiempo se debe entre otros factores a: 

- La inexistencia de objetivos previamente definidos, es decir, la teoría del trabajo a salto de mata.

- No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.

- La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.

- Negación de la propia evidencia. No aceptar que nosotros podemos hacerlo todo.

- La insuficiente delegación de tareas.

- Exceso de información para analizar; o información desordenada, imprecisa o tardía.

Evidentemente se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en primer lugar, determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes entendemos aquéllas tareas que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos.

Una vez establecidos los objetivos, comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces se suele asignar un tiempo máximo para cada actividad con la finalidad de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado importante, restando tiempo a otras que sí lo son. 

Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma podremos tener siempre una programación del trabajo antes de iniciar la jornada. Ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo; no dejar que sean otros los que lo hagan.

Por lo tanto, el tiempo es relativo, como también el uso que hacemos de él en nuestro trabajo. Algunas tareas que consideramos muy urgentes o importantes a veces no lo son tanto (de nuevo la “relatividad”) y debemos aprender a identificarlas.

Se dice, que generalmente tan sólo el 20 % de nuestro tiempo contribuye al 80 % de resultados. El resto, suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones y en definitiva desorden.

Hacer cada cosa a su tiempo, no hacer más de una cosa a la vez, y por supuesto, hacerlo bien a la primera.

Saber y hacer. 

El conocimiento verdadero entraña un cambio en el comportamiento. El aprendizaje es un viaje que conduce del conocimiento a la acción. 

Después de un proceso de aprendizaje todos deberíamos poder contestar a la siguiente pregunta ¿Cómo me ha cambiado el comportamiento el hecho de saber eso? 

Por mi experiencia existe una gran brecha entre lo que las personas saben, la información que han recibido a partir de cursos, seminarios, libros, … y lo que hacen , en qué medida aplican y utilizan ese conocimiento. 

Por ello, se puede concluir, que las personas tienden a pasar muchísimo más tiempo adquiriendo información nueva que desarrollando estrategias para utilizar el conocimiento recién adquirido en su cotidianidad. 

Al volver a nuestros trabajos, el día a día hace que volvemos a estar demasiado ocupados y así es difícil lograr que las personas logremos utilizar y aplicar los conocimiento que acabamos de adquirir.

Ese eslabón perdido, que no cierra la brecha entre lo que la gente sabe y lo que hace, se debe en primer lugar a la sobrecarga de información. Sufrimos de una sobredosis de conocimiento. El conocimiento llega fácilmente, pero eso no produce un cambio en el comportamiento.

En segundo lugar es imposible cerrar la brecha entre el saber y el hacer sin una actitud abierta y positiva en relación al conocimiento. Cambiar un hábito o un comportamiento exige un esfuerzo verdaderamente centrado. Sin embargo, la mayoría de las personas no sabemos cómo continuar poniendo en práctica las buenas intenciones para romper el hábito y cambiar nuestros comportamientos. 

Tenemos que decidir qué necesitamos aprender para ayudarnos a tener un mejor rendimiento y luego ponerlo en práctica vigorosamente. 

El hábito de asistir a un seminario en una sola ocasión o de leer un libro una sola vez al tiempo que uno se expone a una nueva información simplemente forma el hábito del olvido. Nos estamos preparando para saber y no hacer. En realidad es todo lo contrario de que deberíamos estar haciendo. 

La mente humana, está en un proceso constante de hacer una de dos cosas: o está aprendiendo algo nuevo o está olvidando. Si no prestamos atención a algo, lo olvidamos pronto. Cuando nos concentramos en algo y lo interiorizamos, lo recordamos. 

Para dominar por completo un tema, debemos sumergirnos en una cantidad determinada de información, en vez de exponernos a una gran cantidad de datos. Por ello debemos adquirir menos información con más frecuencia, en vez de adquirir más información con menos frecuencia. En otras palabras debemos aprender más de menos y no menos de más. 

Aprender menos, pero más, es mejor. 

Todo conocimiento para convertirlo en aprendizaje debe tener la actitud de “¿Cómo puedo usar esto?”, propiciando el pensamiento de posibilidades. 

A modo de conclusión: 

La brecha entre el conocimiento y la acción es probablemente más amplia que la brecha entre la ignorancia y el conocimiento. 

Para que el aprendizaje produzca un cambio en el conocimiento, debemos pasar por tres niveles en el tránsito entre saber algo y hacer algo.

El primer nivel de cambio se da en el conocimiento. Es más divertido aprender algo nuevo que esforzarse por poner en práctica lo que uno sabe. Tenemos que concentrar nuestra energía en unas pocas cosas, en vez de querer abarcar muchas. Para superar la sobrecarga de información debemos aplicar la filosofía de “más de menos”, es decir centrarse en menos cosas y repetirlas una y otra vez hasta que nos calen. 

El segundo nivel de cambio se denomina cambio de actitud. Debemos deshacernos del pensamiento viciado y convertirnos en pensadores de posibilidades para poner en práctica lo que sabemos. 

El tercer y último nivel para poner en práctica lo que sabemos hace referencia a la falta de un sistema de seguimiento del plan de acción de los dos o tres comportamientos que queremos implantar para mejorar nuestro rendimiento.

El día de la marmota. 

La película que se titula “Atrapado en el Tiempo” más conocida como el día de la marmota narra la historia de Phil (Bill Murray) que es el protagonista. Es el hombre del tiempo de una cadena local de televisión que se dirige al pueblo de Punxutawney, en Pensilvania, para dar cobertura al famoso “día de la marmota”, durante el que este animalito predice si el invierno durará más o menos en función de la salida de su madriguera. 

Al terminar el reportaje intenta salir del pueblo, pero una ventisca se lo impide, así que decide pernoctar allí. A la mañana siguiente, al despertar, algo raro sucede; es el mismo día que se repite. Y así un día tras otro; siempre que se levanta, es el mismo día una y otra vez. Está atrapado en el mismo lugar por culpa de una tormenta y está atrapado en el tiempo porque su día se repite. No tiene escapatoria. 

Es una metáfora tan real como la vida misma. Al fin y al cabo, ¿quién en su vida no se ha sentido viviendo como en el día de la marmota? ¿Quién no ha tenido la sensación de que su vida iba pasando, que los días eran todos iguales y que no podía hacer nada al respecto? 

Siempre lo mismo: al día siguiente, el mismo día. 

Y llega el momento que hay una inflexión importante, al darse cuenta que no puede con las circunstancias decide aceptarlas. Y es ahí cuando realmente comienza su cambio. De dentro afuera. “Cuando hay lo que hay, hay lo que hay”. Como dice un proverbio hindú: “Nada ha cambiado. Sólo yo he cambiado. Por lo tanto, todo ha cambiado”. 

Decide salir de su círculo vicioso y meterse en un círculo virtuoso. Decide ACTUAR. Comienza a cambiar sus hábitos. Aprende nuevas habilidades, a fuerza de constancia y perseverancia. Al comenzar a actuar, consigue cambiar su actitud y sus pensamientos. 

Una vez más, el problema no era todo a su alrededor, el problema era el cristal con que lo estaba mirando. 

Empieza cambiando tus hábitos. Con la máquina de hábitos en marcha, habrás logrado la “fuerza de voluntad” suficiente y ya nada se resistirá. No comiences la cas por el tejado. O sí? Mi padre que era albañil, siempre me decía, guaje las casas se empiezan por el tejado, pues si no sabemos que tejado va a tener quizás luego la cimentación no lo soporte. 

Todos vivimos nuestro propio día de la marmota, echándoles la culpa a los demás y a las circunstancias, cuando, en realidad, el verdadero cambio está en nosotros mismos. Si aceptamos esa realidad y empezamos a cambiar poco a poco, es cuando logramos, gracias a los hábitos, conseguir más fuerza de voluntad. La fuerza suficiente para enfrentarnos a nuestras metas y retos.