Diez Falsos Mitos en la administración del tiempo.

1.-El Tiempo puede Administrarse. Resulta imposible realmente administrar el tiempo. El tiempo tampoco puede ahorrarse, almacenarse o multiplicarse. El tiempo fluye independientemente de todos nuestros esfuerzos por controlarlo. Todos somos bendecidos con 24 horas cada día, y somos nosotros quienes en definitiva decidimos como usarlas. La clave está en como decidimos usar nuestro tiempo. Podemos usarlo sabiamente, o podemos malgastarlo. Pero lo que nunca podremos hacer es ahorrarlo. Al final de cada uno de nuestros días, el tiempo que haya pasado se habrá ido para siempre.

 2.-La buena Administración del tiempo implica hacer más en menos tiempo.  Este es un grandísimo error. ¿De qué valdría iniciar un largo viaje solo para darnos cuenta al llegar a nuestro destino que no era allí donde queríamos llegar? Es mucho más importante elegir el destino correcto que la velocidad con la que avanzamos. Muchas personas se justifican mentalmente pensando que han estado haciendo un montón de cosas durante el día. Pero no quieren darse cuenta de que todas esas cosas que han hecho no eran las realmente importantes, las que pueden producir un avance significativo hacia el logro de sus mayores objetivos. Lo importante no es hacer más cosas, sino hacer las cosas adecuadas. 

Es mucho más efectivo terminar el día habiendo completado tres tareas verdaderamente importantes, que cincuenta que no le aporten nada. 

3.-Las “Listas de cosas para hacer” son el elemento fundamental para una buena administración del tiempo. Le resultará muy difícil motivarse si solo trabaja con “listas de cosas para hacer”. Piense por ejemplo en todas las tareas que tendrá que realizar a lo largo de esta semana. Esa lista incluirá cosas como ir al banco, recoger a los niños, hacer la compra, preparar un informe,… y así hasta completar una larga lista de tareas. Pensar en esas “listas” no suele motivar a nadie. Lo único que produce motivación, es pensar en los resultados que pretendemos conseguir. Si usted ve la tarea de “ir al banco” como una simple tarea de su lista de cosas para hacer, logrará un efecto en su motivación muy diferente a si la ve como parte del proceso de “Alcanzar mi independencia económica”. A la hora de planificar su tiempo, piense siempre en resultados nunca en tareas. Cuando tenga claro el resultado que desea conseguir, trace un plan de acción asignando las tareas que sean necesarias para lograr ese objetivo. Siempre primero resultados y después tareas. 

4.-Es necesario un planificador o alguna herramienta de administración del tiempo para estar organizado. Las personas no están organizadas porque tengan un planificador o una agenda, sino que utilizan esas herramientas porque están organizadas. Esto que parece un juego de palabras es un factor crítico para conseguir grandes resultados con el uso de su tiempo. 

Son muchas las personas, que por influjo de las modas, o simplemente por parecer organizadas, compran el mejor sistema de planificación disponible, a pesar de que jamás lo llegan a usar. La administración del tiempo efectiva es fruto de forjar hábitos de excelencia en nuestra actitud con respecto al tiempo. No tienen nada que ver con el uso de un sistema determinado. Hay personas que logran resultados increíbles de su tiempo utilizando como herramienta un simple cuaderno de notas. Y a pesar de que esa herramienta no es la más adecuada, como sus hábitos de gestión del tiempo si son los adecuados, producen increíbles resultados. 

Forje primero la mentalidad adecuada para administrar adecuadamente su tiempo, y solo después preocúpese de disponer del mejor planificador que pueda encontrar. 

5.- Ceñirse a un programa estricto de planificación es la mejor manera para producir resultados. No hay nada más frustrante cuando se trata de administrar con efectividad el tiempo, que fijarse un programa estricto de trabajo para verlo frustrado por interrupciones y acontecimientos inesperados. Pero da la casualidad de que eso es lo normal. Las interrupciones pueden reducirse, pero le garantizo que jamás las eliminará por completo. Si pretende ser efectivo solo si logra eliminar todas las interrupciones, le aseguro que jamás lo logrará. En lugar de esta actitud, es mucho mejor adoptar el hábito de “Trabajar a pesar de las interrupciones”. Tome a las interrupciones inevitables no como “ladrones de tiempo”, sino como oportunidades que llegan en el momento inadecuado. Tenga la flexibilidad necesaria para adaptarse a las circunstancias de cada momento, y mantenga como brújula que le indique el rumbo a sus objetivos. 

6.-La clave para lograr resultados el tiempo es planificar. La verdadera clave no es planificar, sino “Comprometer” espacios de tiempo a las tareas que ha decidido realizar. Hacer su lista de tareas del día solo es el primer paso. El paso siguiente, que es muchísimo más importante, ha de ser asignar momentos de tiempo específicos a lo largo del día en los que realizará esas tareas. Las listas de tareas son intenciones, el compromiso de asignar un bloque de tiempo a una tarea comienza a convertir esa tarea en realidad. 

7.-Los mayores ladrones del tiempo incluyen las interrupciones telefónicas, visitas, reuniones y proyectos urgentes. A pesar de que estos factores pueden influir en mayor o menor medida en su efectividad a la hora de administrar el tiempo, no son realmente ladrones del tiempo; son parte de su trabajo. Los mayores ladrones del tiempo suelen ser auto impuestos por nosotros mismos: Postergación, falta de enfoque, exceso de perfeccionismo, perder el tiempo en tareas triviales, etc… Nosotros mismos somos nuestros peores enemigos. Administrar eficazmente el tiempo tiene que ver con saber administrarse mejor uno mismo, no tratar de buscar excusas en las llamadas de teléfono que tenemos que atender. 

 

8.- Es más efectivo trabajar en una misma tarea hasta tenerla totalmente completada. Puede que sea más eficiente, pero no es más efectivo. Generalmente es mucho más efectivo dividir todo proyecto o tarea de envergadura en pequeños trozo de una o dos horas de duración que manejaremos en bloques. Los grandes proyectos se logran mejor a base frecuentes y cortos “sprint” , que con ocasionales “maratón”. 

9.- Debe tenerse un planificador para el trabajo y otro para los temas personales. La vida es un todo. Su vida incluye tanto todos los temas de carácter profesional que usted desarrolle como todas las facetas de su vida personal. Hay que tener un único planificador. Planificar todas nuestras actividades en un único lugar nos ofrece una perspectiva mucho más adecuada para mantener equilibrada nuestra vida familiar, el desarrollo profesional y todos nuestros objetivos en su conjunto. 

10.- El Tiempo es dinero. El tiempo es mucho más que dinero, el tiempo es la vida. Tu siempre podrás conseguir más dinero, pero jamás podrás conseguir más tiempo. El tiempo es el recurso más irreemplazable que existe. Una vez que ha pasado ya no volverá jamás. Tome conciencia y comience a valorar su tiempo como la posesión mas preciosa que posee, porque todo lo demás es consecuencia de cómo use usted su recurso más valioso.

Ponte en Marcha!  y vive la vida y disfruta tú tiempo.

La multitarea, rival del rendimiento En aras de la eficiencia, lo mejor es hacer una sola cosa a la vez.

Confiados multiatareados del mundo, ¿podríais prestarme atención? ¿Pensáis que podéis hacer malabarismos entre llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes instantáneos y trabajo por ordenador a fin de hacer más cosas en un mundo hambriento de tiempo? Seguid leyendo, preferiblemente apartándoos por un momento del ruido de la parafernalia digital. 

Varias investigaciones aportan pruebas sobre los límites de la realización de múltiples tareas. Los resultados, de acuerdo con neurocientíficos, psicólogos y profesores de gestión empresarial, indican que muchos harían mejor en aminorar su comportamiento multitarea mientras trabajan en un despacho, estudian o conducen.

Estos expertos ofrecen ciertos consejos básicos. Revisar el correo electrónico una vez por hora, como máximo. Escuchar música suave y relajante durante el estudio puede mejorar la concentración. Pero otras distracciones —la mayoría de las canciones con letra, la mensajería instantánea, los programas de televisión— disminuyen el rendimiento. Hablar por el móvil mientras se conduce, incluso con un manos libres, es mala idea. En resumen, la respuesta parece consistir en administrar adecuadamente la tecnología, en lugar de rendirse sin más a su incesante llamada. 

"La multiplicidad de tareas hace que uno avance más lento, y multiplica la posibilidad de cometer errores", "Las interferencias y las interrupciones aminoran la capacidad de asimilar información". 

El cerebro humano, con sus cientos de miles de millones de neuronas y sus cientos de billones de conexiones sinápticas, parece una central cognitiva. "Pero una de sus limitaciones básicas es la incapacidad para concentrarse en dos cosas al mismo tiempo". 

Marois y otros tres investigadores de Vanderbilt narran, en un artículo publicado en la revista Neuro, que usaron imágenes por resonancia magnética para localizar el obstáculo en el cerebro y medir cuánta eficacia se pierde al intentar hacer dos cometidos al mismo tiempo. A los participantes del estudio se les dieron dos tareas y se les pidió que respondieran a sonidos e imágenes. La primera era pulsar la tecla correcta en un teclado de ordenador al oír uno de ocho sonidos. La segunda era pronunciar la vocal correcta después de ver una de ocho imágenes. 

Los investigadores dicen que no veían ningún retraso si a los participantes realizaban cada tarea por separado. Pero sí descubrieron que la respuesta a la segunda tarea se retrasaba hasta un segundo cuando hacían ambas a la vez. Naturalmente, en muchas tareas diarias, un segundo perdido carece de importancia. Pero algo que se deduce de la investigación de Vanderbilt, dice Marois, es que hablar por teléfono mientras se conduce es peligroso. A 100 kilómetros por hora, un segundo de retraso en el tiempo de respuesta podría ser mortal. 

"Tenemos la impresión de que el cerebro puede hacer más de lo que a menudo es capaz",. 

Los jóvenes, de acuerdo con la idea convencional, son los más aptos para compaginar tareas. Sólo hay que observar a los adolescentes y trabajadores veinteañeros enviando correos electrónicos, chateando y escuchando su iPod, todo al mismo tiempo. Una investigación reciente del Institute for the Future of the Mind, de la Universidad de Oxford, indica que la percepción popular es cuestionable. Se dio a un grupo de 18-21 años y a un grupo de 35-39 años, 90 segundos para traducir imágenes a números mediante un sencillo código. Los jóvenes obtuvieron un resultado un 10% mejor cuando no se les interrumpía. Pero cuando ambos grupos eran interrumpidos por una llamada telefónica, un SMS o un mensaje instantáneo, el grupo de más edad igualaba al joven en velocidad y precisión. 

"Los mayores piensan con más lentitud, pero tienen una inteligencia más rápida y fluida, de modo que son más capaces de bloquear las interrupciones y escoger en qué centrarse", comenta Martin Westwell, subdirector del instituto. Westwell tiene 36 años, y por lo tanto debería llevar mejor las interrupciones. Pero ha modificado sus hábitos laborales desde que finalizó el proyecto de investigación en febrero. "Reviso mi correo electrónico con mucha menos frecuencia", dice. "Las interrupciones pueden despistarlo a uno". En un estudio reciente, un grupo de trabajadores de Microsoft necesitaban, de media, 15 minutos para volver a tareas mentales serias, como redacción de informes o códigos informáticos, después de responder a los correos o a los mensajes instantáneos entrantes. Se entretenían respondiendo a otros mensajes u ojeando webs informativos, deportivos o de ocio. 

"Me sorprendió la facilidad de distracción y cuánto tiempo les llevaba volver a centrarse en su tarea", comenta Eric Horvitz, científico investigador de Microsoft y coautor, con Shamsi Iqbal de la Universidad de Illinois, de un artículo sobre el estudio que se publica este mes. "Si es así de malo en Microsoft", añade Horvitz, "también debe serlo en otras empresas". 

La productividad perdida por trabajadores con un exceso de tareas no puede medirse con precisión, pero probablemente sea mucha. Jonathan B. Spira, analista jefe de Basex, empresa de investigación empresarial, calcula que el coste de las interrupciones para la economía estadounidense es de 500.000 millones de euros al año. Pero investigadores universitarios y empresariales afirman poder ayudar. Exploraciones cerebrales, algoritmos de redes sociales y otras herramientas nuevas deberían proporcionar un conocimiento más profundo sobre los límites y el potencial del cerebro. 

Eso enseñará a los que trabajan en grupo a gestionar la sobrecarga de comunicaciones digitales. El nuevo Instituto para la Innovación y la Productividad de la Información, entre cuyos patrocinadores están Hewlett-Packard, Microsoft y Johnson & Johnson, investiga cómo crear una tecnología, como sensores o programas inteligentes, para hacer de "vigilantes del tiempo" de los trabajadores. 

Lo inteligente es hacer solo una cosa a la vez y terminarla. Ponte en Marcha!

¡La pasión! ese ingrediente básico para emprender

El poeta William Arthur Ward sugiere que la clave para el éxito es: 

Creer cuando otros dudan. 

Planificar mientras que los demás juegan.
Estudiar cuando los demás duermen.
Decidir cuando los demás postergan.
Prepararse cuando los demás sueñan despiertos.
Empezar cuando los demás lo dejan para otro día.
Trabajar cuando los demás desean.
Ahorrar cuando los demás desperdician.
Escuchar cuando los demás hablan.
Sonreír cuando los demás fruncen el ceño.
Elogiar cuando los demás critican.
Persistir cuando los demás se dan por vencidos.

¿Qué te da la energía necesaria para creer y emprender, planificar, estudiar, decidir, prepararte, empezar, trabajar, ahorrar, escuchar, sonreír, elogiar y persistir? La respuesta es ¡la pasión!

La pasión nos empuja, dándonos iniciativa.

Para lograr el éxito al emprender, es necesario que permanezcamos en nuestra zona de fortalezas, pero que continuamente salgamos de nuestra zona de comodidad. Piénsalo. ¿Alguna vez has tratado de lograr algo significativo mientras permaneces en tu zona de comodidad?

Apuesto a que la respuesta es no.

Para lograr el éxito al emprender, es necesario que permanezcamos en nuestra zona de fortalezas, pero que continuamente salgamos de nuestra zona de comodidad. La mayoría de nosotros prefiere no salir de la zona de comodidad. Nos resistimos a ello. Nos gusta sentirnos a salvo y seguros, no queremos vernos como tontos ni darnos de bruces y al hacernos viejos, tendemos por naturaleza a sentirnos más satisfechos con nosotros mismos. Eso es un problema porque ese tipo de satisfacción displicente mata la pasión. Nos reduce a la mediocridad, nos corta las alas y nos impide surcar los cielos, no importa cuánto queramos hacerlo. Pone nuestros sueños fuera de nuestro alcance.

Se requiere de iniciativa para lograr el éxito, para convertir un sueño en realidad; hay que arriesgarse. El dramaturgo George Bernard Shaw afirmó: «Estoy harto de toda la gente razonable: ven todas las razones por las cuales no deben hacer nada». La pasión nos hace irrazonables. Nos impulsa a dejar nuestra zona de comodidad y cruzar el umbral de nuestras dudas. Nos empuja por la puerta para que podamos seguir el camino hacia nuestros sueños.

Apasiónate, sal de tú zona de confort y PONTE en MARCHA.