Caos o gestión del tiempo a la hora de emprender

Si existe algo que debemos apreciar a la hora de emprender es el tiempo. Apreciarlo, por su importancia y porque su incorrecta gestión, puede influir negativamente en la toma de decisiones, en abordar nuevos asuntos y en definitiva, en la marcha global del proyecto. 

El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario (¿Quién no ha ido en alguna ocasión al dentista?). 

Es, en apariencia, una variable que no podemos modificar. No podemos, alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemos controlarlo. 

Seguro que cualquiera de nosotros conoce a emprendedores excesivamente atareados, cargados de trabajo que exclaman una y otra vez "no tengo tiempo", "me faltan horas" y expresiones parecidas. 

¿Es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a él? Esa es la cuestión que cualquier emprendedor debería plantearse. 

Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la mayoría suelen coincidir en destacar que la incorrecta gestión del tiempo se debe entre otros factores a: 

- La inexistencia de objetivos previamente definidos. O teoría a salto de mata. 

- No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente. 

- La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.
- Negación de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo. O teoría del emprendedor / hombre orquesta. 

- La insuficiente delegación de tareas. Exceso de información para analizar. O información desordenada, imprecisa o tardía. 

Evidentemente se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en primer lugar prioirizar, determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes entendemos aquéllas tareas que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas del proyecto, a los objetivos, a los costes o a los ingresos.

Una vez establecidos los objetivos, comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces se suele asignar un tiempo máximo para cada actividad con la finalidad de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado importante, restando tiempo a otras que sí lo son. 

Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas. Eliminar la posibilidad de que nos puedan importunar con visitas no previstas o reuniones mal planificadas, con hora de inicio pero sin hora de salida. 

 

Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma podremos tener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada. Ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo. No dejar que sean otros los que lo hagan. 

Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relación entre sí. Podemos de esta forma aumentar nuestra concentración en ciertas tareas y evitar, por tanto, la dispersión. (Ley de Carlson: "Toda actividad interrumpida, es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua"). 

Por lo tanto, el tiempo es relativo, como también lo es el uso que hacemos de él en nuestro proyecto. Algunas tareas que consideramos muy urgentes o importantes a veces no lo son tanto (la teoría de la "relatividad") y debemos aprender a identificarlas. 

Se dice, que generalmente tan sólo el 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de resultados. El resto, suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones y en definitiva desorden. 

Porque como emprendedores tendremos que hacer cualquier cosa, pero no podemos hacerlas todas a la vez. Hacer cada cosa a su tiempo, no hacer más de una cosa a la vez y por supuesto, hacerlo bien.

Controla tu tiempo, no caigas en el caos y Ponte en Marcha!